電子サインのお役立ち情報

公開日：2026.02.13 更新日：2026.02.24

介護施設の電子サイン導入で実現する業務効率向上の新時代

記事内容 

介護業界では、入居契約書からケアプラン、各種同意書まで、膨大な書類の管理が日常業務の大きな負担となっています。特に高齢者施設では、ご家族との書類のやり取りが頻繁に発生し、郵送費用や印刷コスト、さらには書類の保管場所の確保など、多くの課題を抱えているのが現状です。 

こうした課題を解決するために開発されたのが、介護施設DXの電子サイン機能です。この革新的なシステムは、介護施設に特化した設計により、従来の紙ベースの書類管理を完全に電子化し、業務効率の大幅な改善とコスト削減を実現します。 

 

介護施設が抱える書類管理の課題 

大量の書類処理による業務負荷 

介護施設では、入居者一人あたり数十種類の書類を管理する必要があります。入居契約書、ケアプラン、医療同意書、面会許可書、緊急時対応同意書など、その種類は多岐にわたります。これらの書類は定期的な更新や見直しが必要で、職員の業務時間の大部分を占めることも珍しくありません。 

郵送コストと時間のロス 

書類の送付や回収には郵送を利用することが多く、一通あたりの送料だけでなく、封筒代、印刷代、人件費を含めると、年間で数百万円のコストが発生する施設も少なくありません。さらに、郵送による時間のロスは、緊急時の対応や重要な決定を遅らせる要因となっています。 

保管スペースの確保と管理の複雑さ 

紙の書類は物理的な保管スペースを必要とし、適切な環境での保管が求められます。また、必要な書類を探すための時間や、書類の紛失リスクも常に存在します。法的な保管期間も考慮すると、書類管理は施設運営における重要な課題となっています。 

尾添の視点

2021年度の介護報酬改定により、利⽤者への説明や同意、また契約締結における電⼦化が原則的に 認められるようになり、それにより契約書や重要事項説明書などの書類を電⼦化し、電⼦署名や電⼦ サインで契約を締結することが可能となりました。

 

介護施設DXの電子サイン機能の特徴 

二つの署名方式による柔軟な対応 

介護施設DXの電子サイン機能は、書類の重要度と法的要件に応じて、二つの署名方式を使い分けることができます。 

電子署名方式は、入居契約書などの法的拘束力が重要な書類に適用されます。この方式では、タイムスタンプが付与され、法的な証拠能力を持つ署名が可能です。署名者の本人確認も厳格に行われ、改ざんを防止する暗号化技術が使用されています。 

簡易方式は、ケアプランや日常的な同意書などに適用される無料の署名方式です。押印やサインを合成するだけのシンプルな機能ですが、日常業務で頻繁に使用される書類には十分な機能を提供します。 

クラウドストレージによる電子帳票保存法対応 

すべての電子署名書類は、電子帳票保存法に完全対応したクラウドストレージに保存されます。標準で30GBの容量が提供され、書類の検索、分類、バックアップが自動化されています。これにより、従来の紙ベースの保管で必要だった物理的なスペースは不要となり、施設の有効活用が可能になります。 

直感的な操作性と高い利便性 

電子サイン機能は、介護施設の職員やご家族が簡単に使用できるよう、直感的な操作性を重視して設計されています。スマートフォンやタブレット、パソコンなど、様々なデバイスから利用可能で、特別な技術知識は必要ありません。 

 

電子サイン導入による具体的なメリット 

大幅なコスト削減効果 

電子サイン機能の導入により、郵送費用の大幅な削減が実現できます。契約書や同意書の送付に必要だった郵送費、返信用封筒の費用、速達料金などのコストが不要になります。 

印刷費用についても同様の効果が期待できます。コピー用紙、トナー、印刷機器のメンテナンス費用など、関連するすべてのコストの削減が可能です。業界最安値水準で郵送業務を削減しつつ全機能を利用できるため、従来の書類管理コストと比較して非常に経済的です。 

業務効率の劇的な向上 

書類の準備から送付、回収、整理までの一連の作業時間を大幅に短縮できます。従来の郵送による書類のやり取りでは数日から1週間程度かかっていた手続きが、電子サインでは即座に完了します。これにより、職員はより重要な利用者ケアに時間を集中できるようになります。 

書類紛失リスクの完全排除 

電子化により、書類の紛失リスクが完全に排除されます。すべての書類はクラウド上で管理され、自動バックアップにより、データの永続性が保証されています。また、アクセス権限の設定により、適切な人員のみが書類にアクセスできるセキュリティ体制が構築されています。 

迅速な対応と決定プロセス 

緊急時の同意書や重要な決定事項について、従来の郵送では時間がかかっていた手続きが、電子サインにより迅速に完了します。これは、利用者の医療対応や緊急時の判断において、極めて重要な改善となります。 

尾添の視点

電⼦サイン導⼊にあたっては、個⼈情報保護やアクセス権制御などセキュリティ⾯への対応が不可⽋ です。普及実績のある信頼できるサービス（事業者）かどうか、ISO認証を受けているかなどポイン トを踏まえてご検討ください。

介護施設における電子サイン活用事例 

入居契約書の電子化 

入居契約書は介護施設における最も重要な書類の一つです。従来は、契約書の準備、印刷、郵送、返送、確認という一連のプロセスに相当な時間を要していました。電子サイン機能により、このプロセスが大幅に短縮され、入居希望者やご家族の利便性も向上します。 

契約書の内容確認から署名完了まで、すべてオンラインで完結できるため、遠方にお住まいのご家族でも容易に手続きが可能です。また、契約内容の変更や更新も迅速に対応できるため、運営の柔軟性が大幅に向上します。 

ケアプランの定期更新 

ケアプランは定期的な見直しと更新が法的に義務付けられています。従来の紙ベースでは、ケアマネージャーが計画を作成し、印刷して郵送し、ご家族の同意を得てから実施という流れで、相当な時間を要していました。 

電子サイン機能により、ケアプランの作成から同意取得まで、すべてのプロセスが迅速に完了します。また、変更履歴の管理も自動化され、過去のケアプランとの比較や変更理由の記録も容易になります。 

医療同意書の緊急対応 

利用者の医療処置に関する同意書は、緊急性が高い場合が多くあります。従来の郵送では、緊急時の対応に支障をきたすことがありましたが、電子サイン機能により、24時間365日、いつでも迅速な同意取得が可能になります。 

医師の診断結果や処置内容を含む詳細な情報を、リアルタイムでご家族に提供し、即座に同意を得ることができるため、適切な医療提供が可能になります。 

 

導入プロセスと運用サポート 

スムーズな導入支援 

介護施設DXの電子サイン機能は、既存の業務フローを大きく変更することなく導入できるよう設計されています。導入時には、専門スタッフによる丁寧な説明と操作研修が提供され、職員全員が安心して利用開始できます。 

段階的な導入計画により、重要度の低い書類から順次電子化を進めることで、運用上の混乱を最小限に抑えます。 

継続的な運用サポート 

導入後も、電話、メール、オンラインでの継続的なサポートが提供されます。操作に関する質問や技術的な問題に対して、迅速な解決を支援します。 

また、法改正や新たな要件への対応も、システムアップデートにより自動的に反映されるため、常に最新の法的要件に対応できます。 

 

費用対効果の詳細分析 

初期投資と継続コスト 

電子サイン機能は、介護施設DX基本プランに含まれており、郵送業務を削減した上で全機能を利用できます。この料金には、電子署名機能、30GBのクラウドストレージ、継続的なサポートが含まれています。 

簡易方式の電子サインは無料で利用でき、法的効力が必要な重要書類にはタイムスタンプ付きの電子署名方式（1件につき100円）を選択できます。透明性の高い料金体系により、予算計画が立てやすくなっています。 

長期的な経済効果 

電子サイン機能の導入により得られる経済効果は、直接的なコスト削減だけでなく、業務効率向上による間接的な効果も含めて評価する必要があります。 

職員の業務時間短縮により、より質の高いケアサービスの提供が可能になり、利用者満足度の向上、離職率の改善、新規利用者の獲得など、長期的な経営改善効果が期待できます。

尾添の視点

 

介護業界における電⼦サインの導⼊は、法律的には認められたものの、現状において広く普及してい るとは⾔えません。多くの障壁が指摘され、その⼀つとして⾼齢者のデジタルリテラシーの問題がよ く⾔われますが、あわせて業務フロー変更に対する事業者⾃⾝（職員）の抵抗も⼤きな障壁となって いるのではないでしょうか。 電⼦サインの推進は業務効率化のためはもちろんですが、⼤量の契約書に何度も⼿書きでサインして もらわなければならない⾼齢者の負担、またルール等の変更のたびに返信⽤封筒をつけて送られてく る家族等の負担の軽減（サービスの改善）も⼤きな導⼊⽬的となり得ます。機能・サービスの利便性 や実⽤性を踏まえ、前向きに導⼊検討されることをお勧めします。

まとめ 

介護施設DXの電子サイン機能は、介護業界が長年抱えてきた書類管理の課題を根本的に解決する革新的なソリューションです。大幅なコスト削減、業務効率の向上、セキュリティの強化、法的要件への対応など、多面的なメリットを提供します。 

100年続く介護事業の実現に向けて、デジタル技術の活用は必要不可欠です。電子サイン機能の導入により、職員はより重要な利用者ケアに集中でき、ご家族は便利で迅速なサービスを享受できます。 

持続可能な介護事業の運営と、利用者・ご家族の満足度向上を同時に実現する介護施設DXの電子サイン機能は、現代の介護施設にとって必要不可欠なツールといえるでしょう。 

 

会社概要  

[運営会社] 株式会社センテニアルズ

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［事業内容］  

介護施設に特化したDXパッケージ「介護施設DX」の開発・販売

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